“หลายๆ คนคงรู้สึก…เบื่อหน่ายกับการจัดเตรียมประชุมต่าง ๆ ที่มีหลายขั้นตอน ไม่ว่าจะเป็นการเตรียมวาระการประชุม, เอกสารที่ใช้ในการประชุม, สถานที่ในการประชุม, จำนวนผู้เข้าร่วม หรือแม้แต่การจดวาระการประชุมต่าง ๆ ทำให้เสียทั้งเวลา อารมณ์ และเปลืองทรัพยากรในองค์กรโดยสิ้นเชิง มันจะดีกว่าไหม ถ้าจะมีแอพพลิเคชั่นใหม่ๆ เข้ามารองรับการทำงานเหล่านี้วันนี้ INET จะพาไปพบกับทางเลือกใหม่ที่นำระบบดิจิทัลมาประยุกต์ใช้ เพียงแค่มีอินเทอร์เน็ต มันคือระบบอะไร ทำงานอย่างไร และเข้ามาช่วยลดขั้นตอนอะไรบ้าง ตามมาดูกันเลยจ้า…
eMeeting คือ ระบบบริหารการประชุม รองรับทุกกระบวนการที่จะใช้ในการประชุม มี Feature ในเรื่องของการเตรียมวาระ, แจ้งวาระผ่าน E-Mail, บันทึกและจัดเก็บเอกสาร, บันทึกเนื้อหามติประชุม, จัดการผู้เข้าร่วมประชุม, สร้างรายงานการประชุม, ตรวจสอบและรับรองการประชุม, ค้นหาบันทึกการประชุมย้อนหลังได้อย่างง่ายดาย และสามารถแนบเอกสารประกอบการประชุมที่เกี่ยวข้องไปให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้รับทราบทั้งก่อนหลังการประชุม ผ่านทางหน้าจอคอมพิวเตอร์และทุกอุปกรณ์สื่อสารได้ ซึ่งในแต่ละองค์กรควรจะต้องมี Username ของทุกคนเป็นฐานข้อมูล โดยระบบนี้สามารถมีผู้ดูแลได้มากกว่า 1 คนในการดูแลและกำหนดสิทธิ์ผู้เข้าร่วมประชุม ผู้ใช้ไม่ต้องกังวลเรื่องความปลอดภัยของข้อมูล เนื่องจากระบบนี้ถูกออกแบบมาเพื่อให้ทำงานบน Cloud ที่ได้รับ ISO27001 พร้อมการรันตีด้วย SLA 99.90% และ CSA Star ที่มีเจ้าหน้าที่ดูแลตลอด 24 ชั่วโมง ดังนั้นเราจะมาสรุปการใช้งานแบบคร่าวๆ ดังนี้
- เข้าระบบง่ายๆ เพียงใช้งานผ่านอินเทอร์เน็ต
- เข้าถึงพื้นที่จัดเก็บไฟล์ได้ทุกที่ ทุกเวลา และทุกอุปกรณ์ ไม่ว่าจะเป็นบน Smart Phone, Tablet หรืออุปกรณ์อื่น ๆ ผ่าน Web Application
- ลดการใช้ทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ สามารถใช้งานได้แบบ Paperless โดยไม่ต้องพิมพ์เอกสารออกมาเป็นกระดาษ
- ข้อมูลถูกเก็บรักษาอย่างปลอดภัยบนระบบ Cloud มีความโปร่งใส และตรวจสอบได้
ในปัจจุบันมีหน่วยงานภาครัฐต่าง ๆ ที่นำระบบนี้เข้ามาตอบโจทย์การทำงานมากยิ่งขึ้น นอกจากนั้นยังมีฟังก์ชันที่เข้ามาช่วยรองรับการประชุม ที่ทำให้ประหยัดในเรื่องของเวลา จำนวนเอกสาร และบุคลากร ทำให้การจัดเตรียมประชุมแต่ละครั้งมีความรวดเร็วและง่ายขึ้น เปลี่ยนการจัดประชุมแบบเดิม ๆ มาสู่มิติใหม่ของการจัดประชุม กับ eMeeting ระบบที่ง่าย ตอบโจทย์ทุกการเคลื่อนไหว คงทำให้ใครหลายคนเริ่มสนใจที่อยากจะรู้จักกับ eMeeting มากขึ้นแล้วล่ะซิ หากสนใจสามารถสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ http://d-solution.co.th หรือ [email protected]
