ตามกฎหมายประกันสังคม เมื่อมีลูกจ้างในกิจการตั้งแต่ 1 คนขึ้นไป นายจ้างมีหน้าที่ต้องยื่นแบบขึ้นทะเบียนนายจ้าง( สปส.1-01) และยื่นแบบแสดงรายชื่อลูกจ้าง หรือแบบขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน (สปส.1-03) เพื่อให้ลูกจ้างได้เป็นผู้ประกันตน โดยนายจ้างต้องแจ้งขึ้นทะเบียนลูกจ้างภายใน 30 วัน เมื่อรับลูกจ้างเข้าทำงาน ปัจจุบันสำนักงานประกันสังคม พบปัญหาการแจ้งขึ้นทะเบียนลูกจ้างล่าช้า ทำให้ลูกจ้างได้รับสิทธิล่าช้า เช่น กรณีเจ็บป่วยต้องส่งเงินสมทบครบ 3 เดือนภายใน 15 เดือน จึงจะได้รับสิทธิ กรณีคลอดบุตร ต้องส่งเงินสมทบครบ 5 เดือน ภายใน 15 เดือน เป็นต้น และสิทธิประโยชน์กรณีอื่นๆ ที่ผู้ประกันตนจะได้รับซึ่งจะมีหลักเกณฑ์และเงื่อนไขของระยะเวลาการนำส่งเงินสมทบตามที่กฎหมายกำหนดไว้ เมื่อนายจ้างขึ้นทะเบียนลูกจ้างเรียบร้อยแล้ว ก็มีหน้าที่หักเงินค่าจ้างของลูกจ้างนำส่งเงินสมทบในส่วนของผู้ประกันตน และส่งเงินสมทบในส่วนของนายจ้างให้กับสำนักงานประกันสังคมภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดจากเดือนที่หักเงินสมทบไว้ นอกจากนั้น เมื่อลูกจ้างลาออกจากงานหรือมีการเลิกจ้าง นายจ้างมีหน้าที่แจ้งการสิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตนให้ลูกจ้าง ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดจากเดือนที่ลูกจ้างออกจากงาน หากนายจ้างแจ้งออกล่าช้า จะมีผลต่อการวินิจฉัยจ่ายสิทธิประโยชน์กรณีว่างงาน ทำให้สำนักงานประกันสังคมจ่ายสิทธิประโยชน์ได้ล่าช้า และอาจส่งผลให้ลูกจ้าง ที่ออกจากงานได้รับความเดือดร้อน
ปัจจุบันสำนักงานประกันสังคมได้อำนวยความสะดวก รวดเร็วแก่นายจ้าง โดยสามารถทำธุรกรรมผ่านระบบ ซึ่งนายจ้างต้องทำการลงทะเบียนผ่านระบบก่อน แล้วจะมีอีเมลตอบกลับ ให้พิมพ์แบบ สปส. 1-05 แล้วนำกลับมายื่นที่สำนักงานประกันสังคมกรุงเทพมหานครพื้นที่/จังหวัด/สาขาที่สำนักงานประกันสังคมตั้งอยู่ เมื่อได้รับ Username และ Password นายจ้างสามารถเข้าใช้บริการผ่านเว็บไซต์ได้ โดยไม่ต้องเสียเวลาเดินทางไปยังสำนักงานประกันสังคมกรุงเทพมหานครพื้นที่/จังหวัด/สาขาอีก นายจ้างรายใดมีเจตนาแจ้งเข้าออกล่าช้า หลงลืมหรือมีเจตนาจะหลีกเลี่ยงฝ่าฝืนหน้าที่ตามที่กฎหมายกำหนด สำนักงานประกันสังคมสามารถเปรียบเทียบปรับตามกฎหมายได้
